Arquijo e protocolo

Definição
Antigamente, o arquivo era conceituado como um depósito de documentos e papeis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Surge então a idéia de arquivo administrativo e arquivos históricos.A conceituação moderna define arquivo como um “conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por se e seus sucessores para efeitos futuros”. Segundo o autor (SOUZA, 1950, apud PAES, 2004, p. 19). O termo arquivo pode também ser usado como:
· conjuntos de documentos;
· móvel para guarda de documentos;
· local onde o acervo documental devera ser conservado;
· órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guarda e conserva a documentação ;
· títulos de periódicos – geralmente no plural virgula devido a influência inglesa e francesa
Função A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna- se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com e precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada devera atender as necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.
Tipos de arquivos
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) com as Três Idades do Arquivo: corrente, intermediário, permanente.
Arquivo de 1ª idade ou corrente: constituído de documentos em curso ou consultados frequentementes, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
Arquivo de 2ª idade ou intermediário: constituídos de documentos que deixaram de ser frenquentemento consultados, mas cujo órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá – los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente