O Setor de Protocolo

UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA
Faculdade de Ciência da Informação – FCI
Curso de Arquivologia
Disciplina: Arquivo Corrente 1
01/2013

O SETOR DE PROTOCOLO

VALÉRIA COLLETTI SANCHES SILVA

Brasília
Julho de 2013.

Introdução
O presente artigo tem como objetivo principal relatar as atividades que são desenvolvidas no Setor de Protocolo de uma organização. O Protocolo é um setor de estrema importância dentro de uma organização.
O estudo do Protocolo pode ser dividido em duas partes. A primeira é o estudo, propriamente dito, das atividades que um Protocolo desempenha dentro de uma organização e como é a sua estrutura funcional; a segunda está relacionada com o tratamento e a classificação de documentos arquivísticos classificados em ostensivos e sigilosos.

Atividades desenvolvidas no Setor de Protocolo
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nessa fase que os documentos estão tramitando com maior frequência e a fase em que os documentos são criados para auxiliar a administração nas tarefas do cotidiano.
De maneira geral o setor de protocolo realiza as atividades de recebimento das correspondências, que normalmente chegam ao protocolo via malote, “em mão”, correio; efetua a separação da correspondência oficial da correspondência particular; coloca o carimbo ou etiqueta de protocolo, que contém dados como relativos à data e hora do recebimento do documento pelo protocolo, quem enviou e outras informações; elabora um resumo do assunto e, por fim; encaminha o documento ao seu respectivo destinatário. O Setor de protocolo também é o responsável pelo controle da tramitação dos documentos dentro do órgão. Esse controle tem como objetivo assegurar a imediata localização e recuperação dos documentos. Dentro dessas atividades gerais desenvolvidas pelo protocolo existem algumas mais específicas: recebimento, registro e autuação, classificação, expedição/distribuição e controle da tramitação/movimentação.
A seguir será detalhada