Fluxos administrativos

2.6 ORGANIZAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Objetivando facilitar o desenvolvimento dos processos administrativos, temos à disposição a ferramenta do fluxograma uma apresentação esquemática e de fácil visualização. Muito utilizado pelas organizações que objetivar garantir a padronização e a qualidade dos seus produtos e serviços.

Segundo Cury (2010) O fluxograma ou gráfico de processamento é uma representação de fenômenos quaisquer, cujo objetivo é facilitar a compreensão da exata tramitação de certo fluxo de trabalho […]

De acordo com D’Ascenção (2010, p 110) “O fluxograma é uma técnica de representação que se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo”.

Sendo assim o fluxograma é uma ferramenta que ajuda a entender de maneira rápida efácil todas as etapas de desenvolvimento de um processo em uma empresa.

De acordo com (SCAICO, 2006, p.109) “ A construção do fluxo básico do processo deve iniciar-se com a descrição da finalidade, que é o propósito maior do processo (Missão ou objetivos do processo).

Assim criado o fluxo básico conhece-se melhor a sua finalidade, seus objetivos e processos que deveram ser implementados.

2.6.1 A metodologia de Padronização de Processos

A metodologia de padronização é aplicável em processos já existentes na organização e pode servir de base para criação de novos processos.

De acordo com (SCAICO, 2006, p.98), existem 7 etapas para padronização de processos.

1ª Etapa. Identificar os processos chave da organização. 2ª Etapa. Estabelecer, por processos e de forma completa: fornecedores, insumos, tarefas, produtos, e clientes.
3ª Etapa. Elaborar e analisar a Matriz de Responsabilidades do processo, enfocando a distribuição de responsabilidades por todas as tarefas, entre os setores e/ou funções envolvidas.
4ª Etapa. Definir os indicadores de qualidade
5ª Etapa. Elaborar o Procedimento Operacional para cada tarefa que compõe o processo.
6ª Etapa.