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Escolha o lugar certo

Decidir por um bom local na hora de fazer o seu evento vai propiciar um ambienta mais agradável. Mas como escolher? Você precisa encontrar o lugar certo, ou seja, aquele que se encaixa perfeitamente ao tipo do evento que está produzindo, seja um congresso, uma feira ou um Workshop. Garanta que o seu local tenha espaço suficiente para acomodar todos os seus convidados confortavelmente (um lugar lotado desanima qualquer um). Escolha um local que esteja em uma região bem localizada e de fácil acesso (fique atento se há rede de transportes na região). Um estacionamento amplo para os participantes pode fazer toda a diferença também, pois assim eles ficaram menos preocupados e estressados em achar uma vaga. Se o seu evento se estenderá por mais um dia, pense na viabilidade de fechar um pacote incluindo alojamento, refeição e transporte Confira mais dicas sobre o assunto já falamos sobre isso por aqui.

3. Prepare uma recepção amigável

A primeira impressão é a que fica. Quem nunca ouviu isso? Por isso invista em uma equipe de recepção que irá receber os seus convidados de forma solícita e alegre. Se o seu evento tiver área para credenciamento, você precisa de uma equipe ágil e disposta a solucionar todos os problemas (filas grandes para credenciamento é desanimador). Seu staff precisará ter simpatia para receber os convidados com uma calorosa saudação, estar adequadamente uniformizado e bem informado sobre as instalações, programação, e outros assuntos. Lembre-se de contratar um número de pessoas suficiente para registro e entrega de flyers de programação ou material. Uma quantidade aconselhável é de 1 staff para cada 50 pessoas. Se é uma conferência ou congresso, você certamente precisará de mais ajudantes.

4. Dê uma atenção especial à iluminação

Uma iluminação (e som) adequada ao seu evento é uma ótima estratégia para tornar o ambiente mais agradável. Conte com um bom profissional para te ajudar nesta tarefa.