Chiavenato, Idalberto. Cap 11. Pág 226. O DCP da Frod

CASO: O DEPARTAMENTO DE CONTAS A PAGAR DA FORD
Presionada pela forte concorrência japonesa, a gigantesca Ford Motor Company tinha um serio problema: tinha muitas gorduras a cortar. No seu departamento de contas a paga (DCP), cerca de quinhentos funcionários se engalfinhavam com um mar de papelório para resolver pendências e pagar os fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimento, ordens de compras, faturas, etc.- tinha de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer documento significava horas e horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos. O processo era convecional. O departamento de compras (DC) enviava um pedido de compra (PC) ao fornecedor, com copia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava à recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar trÊs documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas 20% dos casos proporcinavam verdadeira confusão que tomava o tempo de todo mundo. A Ford resolveu implantar um sofisticado e caro sistema computadorizado para agilizar o proceso e obteve uma redução de 20% no pessoal. A euforia durou até que os administradores da Ford foram visitar a Mazda japonesa, da qual a Ford estava adquirindo parte do capital. Pasme: a Mazda tinha apenas cinco funcionários para lidar com o departamento de contas a pagar. Ali tudo fluía tranquilamente. A Ford resolve fazer uma reengeharia de todo o processo de pagamento aos fornecedores. Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram eliminados. O papelório foi substituído por um processo ágil, simples e rápido em que a verificação eo controle são feitos diretamente por computador.