A DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA E SUA FUNÇÃO NOS ARQUIVOS CONSIDERAÇÕES ACERCA DA POLISSEMIA DA DESCRIÇÃO NOS DIAS ATUAIS

O termo polissemia, (do grego poli muitos e semia significados), é utilizado quando uma determinada palavra ou expressão adquiriu um novo sentido além de seu sentido original, guardando uma relação entre sí. A descrição de documentos arquivísticos se enquadra fatalmente nesta situação, pois se tornou tema de discussões no que concerne á sua aplicabilidade real, ou seja, se ela ocorre tão somente em “Arquivos permanentes” ou se pode ocorrer também de alguma forma em outras fases do ciclo vital dos documentos.
A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada, mas, para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. A identificação dos documentos é o primeiro passo para sua organização e guarda adequada. Para a Arquivologia, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, descrição é definida como um Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. Assim como define Instrumentos de pesquisa da seguinte forma: Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas, e acrescenta o seguinte: Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes. Seguem esta linha de pensamento alguns autores de renome, sendo que dentre eles destaca-se no Brasil Heloísa liberali Bellotto que também fez considerações acerca da representação arquivística, considerando esta como o "estabelecimento de um elo suficiente e necessário entre a indagação do pesquisador e sua solução"afirmando também que a descrição documental é uma atividade exclusiva dos arquivos permanentes e que o trabalho de descrição e arranjo é ininterrupto, pois o recolhimento de novas parcelas documentais não termina enquanto o fundo não se fechar. A mesma autora considera que nas