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OPERAÇÃO DO SISTEMA DE COMPRAS

Um sistema adequado de Compras tem variações em função da estrutura da empresa e em função da sua política adotada. A área de Compras em empresas tradicionais vem a cada ano sofrendo reformulações em sua estrutura. Em sua sistemática são introduzidas alterações com várias características básicas para poder comprar melhor e encorajar novos e eficientes fornecedores. De tempos em tempos esse sistema vem sendo aperfeiçoado, acompanhando a evolução e o progresso do mundo dos negócios, mas os elementos básicos permanecem os mesmos. Entre essas características podemos destacar:

• Sistema de compras a três cotações: tem por finalidade partir de um número mínimo de cotações para encorajar novos competidores. • Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo, além de ajudar nas decisões do comprador, proporciona uma verificação dupla no sistema de cotações

• Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão da escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento. • Documentação escrita: a documentação escrita anexa ao pedido, além depossibilitar, no ato da segunda assinatura, o exame de cada fase de negociação, permite a revisão e estará sempre disponível junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dúvida posterior.SOLICITAÇÃO DE COMPRAS:

A solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa deprodução, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para o abastecimento geral da empresa. É o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local daentrega e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores.
COLETA DE PREÇOS:
A cotação é o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra..