tecnicas de arquivo

Técnicas de Arquivo
Conceitos Fundamentais da Área de Arquivologia

Antes de iniciar a apresentação sobre como organizar documentos e correspondências, é preciso conhecer os conceitos básicos que envolvem esta atividade. A seguir, serão apresentados os conceitos fundamentais da área de arquivologia, área que estuda arquivo e organização de documentos e é também chamada de arquivística.
ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física e jurídica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (Lei Federal nO 8.159/91, art. 2°).
ACERVO: totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.
GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n° 8.159/91, art. 3°). ARQUIVAMENTO: seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
DOCUMENTO CORRENTE: aqueles documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objetos de consulta freqüente. São armazenados em Arquivos Correntes.
DOCUMENTO INTERMEDIÁRIO: documento que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. São armazenados em Arquivos Intermediários.
DOCUMENTO PERMANENTE: documento de valor histórico, probatório e informativo, que deve ser definitivamente preservado. É armazenado no arquivo permanente.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
ARQUIVO PRIVADO: conjunto de