Sistema de protocolo

1 INTRODUÇÃO

Percebendo que a Secretaria Municipal de Administração e Planejamento (SEAPLAN) da Prefeitura Municipal de Careiro/AM, ainda não possui um atendimento informatizado, observamos como oportunidade a criação de um método de trabalho utilizando um Sistema de Protocolo de Documentos (SPD), adaptando assim um avanço da tecnologia no município de Careiro, uma vez que sua interface proporciona um melhor atendimento, facilitando à análise do protocolo de documentos tornando assim um trabalho rápido e eficaz.

Este sistema tem por objetivo auxiliar os responsáveis pelas atividades de protocolo nos procedimentos relacionados ao controle de documentos na SEAPLAN. Optou-se pela apresentação dos procedimentos de protocolo no contexto do SPD, por ser esta a tecnologia adotada na gestão do protocolo de documentos da SEAPLAN. O SPD é criado visando à facilitação das operações rotineiras de protocolo e a agilização da tramitação de documentos.

Para que a gestão documental da SEAPLAN possa atender aos seus usuários com o resgate de informações em tempo hábil, é preciso que cada usuário do sistema, bem como seus dirigentes esteja sensibilizado para a necessidade de utilizar metodologias e técnicas de organização e controle de documentos aliadas as tecnologias de informática como o SPD.

A implantação deste projeto é de suma importância para o Município de Careiro, uma vez que, dentre outras funcionalidades, permitirá a elevar o nível de qualidade do atendimento aos usuários da municipalidade.

2 JUSTIFICATIVA

Este projeto justifica-se pela natureza inovadora em relação ao que existe atualmente, que é um registro de entrada e saída de documentos em livro de protocolo, a qual existe um sacrifício árduo para os usuários da administração municipal, que perdem muito tempo em fila esperando saber aonde se encontra o andamento de seu documento.

Apresentamos a seguir os principais pontos inovadores do projeto:

• Controle de