Secretariado

Secretariado – funções, atribuições e perfil profissional
Julio Cesar, 18 de outubro de 2010
Quais as Principais Funções de um Secretário? Que Qualidades São Necessárias? Quais São as Suas Atribuições?
Embora essa função – em sua grande maioria - venha sendo executada nas empresas pelo sexo feminino, tem-se observado – nos últimos tempos – um enorme contingente de homens executando-a com eficiência (tais como os assessores, os chefes de gabinetes etc.). Nas empresas, um (a) secretário (a) tem uma função de "staff" (assessoria) e, por esse motivo, suas funções são parecidas com as de um administrador; tais como:
Planejar.
Organizar.
Coordenar.
Comandar.
Controlar
O(a) secretário(a) pode ser considerado(a) o elo na cadeia do diálogo entre a direção da empresa e o corpo de colaboradores. Trata-se de uma profissão competitiva, onde a maioria das tarefas é especializada e outras exigirão o bom senso, a diplomacia e a discrição. No exercício de suas funções o(a) secretário(a) pode galgar três níveis hierárquicos:
Júnior (quando ainda é principiante)
Sênior (quando já possui de dois a três anos de experiência)
Executivo (a) (nível de diretoria – devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente, já ter mais de 5 anos de experiência) ATRIBUTOS PESSOAIS DO (a) SECRETÁRIO (a) Normalmente, o (a) secretário (a) é o (a) anfitrião (ã) do escritório da empresa e, por esse motivo, os atributos mais importantes para quem ocupa essa posição são a diplomacia, o equilíbrio e a compostura. Tais atributos são necessários, a fim de tentar evitar os incidentes inesperados que podem destruir a rotina de um escritório.
A aparência de um (a) secretário (a) espelha a imagem de toda empresa, na medida em que ele (a) é o "cartão de visitas" da organização e, dessa forma, o (a) ocupante desse cargo deve possuir uma aparência sóbria (discreta), que não comprometa a imagem de sua empresa.
Um (a) secretário (a) deve ter iniciativa própria, estar sempre atento (a) e deve ouvir as outras