Secretariado

3.1 A importância do secretariado na empresa

A existência de profissionais especializados na área de secretariado é fundamental em qualquer organização, independentemente de ter maior ou menor dimensão. O secretariado existe para ajudar a chefia, bem como outros elementos da equipa, permitindo-lhes melhorar o método de trabalho e ter maior disponibilidade para tarefas de gestão, contribuindo assim, também, para uma gestão de tempo eficaz.
O secretariado é de tal forma essencial numa organização que nem em situações de downsizing costuma ser dispensado. De acordo com o mencionado acima é necessária uma simples reflexão que reforça a importância da manutenção (ou da eventual contratação) de profissionais desta área: quem acolhe e acompanha o convidado à sala onde o encontro vai ter lugar? Que tratamento é oferecido a um cliente à chegada? Quem cuida de conhecer a cultura e a forma de comunicar com parceiros estrangeiros atentando à multiculturalidade? Quem marca viagens e escolhe hotéis tendo em mente um conjunto alargado de variáveis para a seleção? Poderia continuar, nos próximos parágrafos, a descrever funções e a reforçar a pertinência destes profissionais.
Contudo, mesmo que o profissional de secretariado detenha uma vasta experiência profissional deve estar consciente da época em que se vive, é necessário estar ativo e esforçar-se por se manter atualizado profissionalmente. Mas é, também, necessário desenvolver novas competências, expandir e solidificar conhecimentos de modo a melhorar o seu desempenho, não esquecendo que cada pessoa é responsável pela sua empregabilidade. A formação superior é igualmente precisa para quem tem o desejo de evoluir na carreira.
Além do curso superior é necessário não descuidar a importância do protocolo, sempre presente no dia-a-dia de quem exerce a função. O protocolo e o conhecimento do mesmo é uma mais-valia em várias situações, como: no ato de receber, num contato telefónico, na comunicação escrita, na organização e