Regras de Comunicação via e-mail

Curso: Auxiliar Administrativo
Aluno: Daliani Timm da Silva
Professor(a): Laurilena

Regras de Comunicação via e-mail.
Há muito tempo que o e-mail deixou de ser um meio alternativo de comunicação e transformou-se em uma ferramenta indispensável para o trabalho e o relacionamento pessoal. Mas para que essa ferramenta seja utilizada em todo o seu potencial é preciso que os usuários sejam treinados para tirar melhor proveito de seus recursos.

Assim como na telefonia, a comunicação online possui regras que norteiam a interação entre remetentes e destinatários de mensagens eletrônicas. Pequenas gafes são cometidas por novatos e veteranos do mundo online. Por isso, a atenção à etiqueta se faz redobrada dependendo do objetivo da correspondência. Um pedido de favor, por exemplo, pode cair diretamente na cesta de lixo do computador, caso algumas regras não sejam observadas.

Identificação do remetente.
Para ter certeza de que o procedimento está correto, basta preencher seu nome e e-mail de retorno nas configurações do software e enviar uma mensagem para si mesmo como forma de teste. Muitos e-mails voltam ou geram confusão por estarem indevidamente preenchidos ou, ainda, identificados por nome de terceiros.

Assunto.
É preciso anunciar de maneira clara e objetiva o assunto em pauta. Parece óbvio, mas muitos remetentes deixam esta lacuna em branco ou repetem o nome do destinatário. Um campo "Assunto" preenchido corretamente, além de atrair a atenção, ajuda o destinatário a catalogar melhor as mensagens para futuras consultas.

Objetividade.
Deve ser uma preocupação constante. Hoje, os profissionais têm pouco tempo a perder. Textos longos, que necessitam de uma leitura muito atenta, normalmente são ignorados. Evite floreios, sem perder a cordialidade. Explique apenas o que for necessário para o entendimento do assunto em pauta. Dependendo do destinatário, não mande arquivos anexados, pois muitas empresas proíbem a visualização de arquivos anexados