Reflexão

REFLEXÃO

UFCD2 – ARQUIVO ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO Curso: Técnico de Contabilidade ( Duração: 25 Horas

Estava com muita expectativa e também com uma certa ansiedade, talvez pelo facto de já não estudar há alguns anos, e este ser o primeiro módulo deste curso que estou a iniciar. Estava também expectante como iria ser apresentado e transmitido o “Arquivo”.
Tudo isto se deve ao facto de a minha actividade profissional durante 30 anos ter sido sempre como Administrativa nas Empresas onde trabalhei.
Assim sendo foi uma matéria que me era familiar, mas a forma como a formadora Cristina Cadete me apresentou tornou-se enriquecedora, pois pude constatar que afinal nem tudo o que eu sabia de arquivo era de facto suficiente, tal como:
Até agora o arquivo para mim classificava-se por alguns tipos, de entre os quais, a classificação alfabética, alfa numérica, numérica, cronológica aplicadas em resumidamente:
Clientes, Fornecedores, Facturas, Guias de Remessa etc.
Mas o arquivo afinal não é só isto, arquivo é também descrever e caracterizar um documento, conduzindo os conceitos contidos num documento de uma forma organizada, fácil e acessível, processando-se em duas fases; apreensão do conteúdo total do documento, identificação dos conceitos que representam esse conteúdo e selecção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior.
No decorrer das 25 horas do módulo compreendi de facto as funcionalidades de um arquivo e a sua importância.
Dentro do arquivo fiquei a saber que existem três tipos:
- Activo
- Semi-activo
- Inactivo
Fiquei a saber distingui-los o que até agora não fazia ideia, o arquivo activo pela frequência da consulta, semi-activo pela baixa frequência de consulta e o arquivo inactivo como arquivo morto ou arquivo definitivo.
Fiquei também a saber a importância da localização e espaço, os arquivos activos geralmente situam-se nos mesmos locais onde os documentos são