Realisierung verwaltungstool für ofa-audit-berichte

Summary zur Facharbeit

von

Edson Gomes dos Santos

Realisierung Verwaltungstool für OFA-Audit-Berichte

Ausgangslage

Zurzeit erfassen die Mitarbeiter der Abteilung VZ OFA (Verwaltungszentrale Operational and Financial Audit) ihre Auditberichte, die sie im Rahmen Ihrer OFA-Tätigkeit machen, in Word-Dokumenten und speichern diese auf einem Laufwerk der OFA, auf den nur bestimmten Personen Zugriff haben.
Die in Word erfassten Berichte werden anschliessend vom Sekretariat der OFA in eine Excel-Tabelle zusammengefasst. Die Exceldateien werden an die auditierten Stellen zur Kommentierung ihrer Erledigungen verschickt; alle Aktualisierungen werden in diese Exceldateien eingetragen.
Die Verwaltung der Erledigungen erfolgt manuell durch das Sekretariat der OFA. Es wird kein Berechtigungskonzept geführt. Die Berichte werden per Mail innerhalb der REHAU-Welt verschickt.

Aufgabe

Die VZ OFA will ein zentralisiertes Tool für die Verwaltung der weltweiten Audit-Berichterstattung realisiert haben. Dieses soll von den IT/IS muri auf einer SharePoint 2007-Plattform realisiert werden. Zur Erstellung der Formulare sollen Infopath 2003 und Word 2003 eingesetzt werden.

Meine IPA bildet im Rahmen des Gesamtprojektes den Ausschnitt, basierend auf die technische Umsetzung der zentralen Datenhaltung auf Sharepoint-Server, des Berechtigungskonzepts sowie der Standard Templates für die Auditberichte und Management Summaries.

Konkret sollen während meiner IPA die folgende Arbeiten erledigt werden:

• Realisieren der benötigten Formulare für die Erfassung und Kommentierung der OFA-Auditberichte sowie für das Management Summary. • Erstellen der Dokumentenbibliotheken auf dem SharePoint Server • Die benötigte Regionen in der Dokumentenbibliothek anlegen • Ordner-Struktur in den Regionen • Verknüpfung der Formulare mit den Regionen • Berechtigungskonzept im SharePoint • Testen (inkl. Negativtests) des Systems mit