Processo administrativo

Com o advento da internet, o e-mail se transformou numa das principais ferramentas de comunicação empresarial. Memorandos, bilhetes, recados, pedidos, comunicados são redigidos e enviados constantemente pela web.

Para garantir a eficácia dessas mensagens no ambiente corporativo, é necessário, porém, seguir algumas "regras" básicas, como explica o jornalista e escritor Roberto Amado.

Uma delas é a objetividade e a simplicidade.
No mundo dos negócios, um e-mail precisa necessariamente ter, além da mensagem, uma saudação de abertura, uma despedida, a assinatura e o endereço do remetente. Essa formatação se aplica para os três níveis de comunicação empresarial: interno, com fornecedores e com clientes.

A forma mais usual e menos formal para fazer a saudação é "Caro Fulano (nome do destinatário)''. Entretanto, existem saudações com maior grau de formalidade como "Prezado senhor Fulano", "Prezado Fulano" ou "Senhor Fulano". "Senhor" deve ser usado somente se o "interlocutor tiver nitidamente idade avançada (mais de 70 anos) ou claramente posição hierárquica superior e nunca entre colegas de trabalho". Já "Prezado" é aplicado para interlocutores desconhecidos. Em relação aos e-mails coletivos, "Boa tarde, colegas" e "Olá pessoal" são os mais recomendados.

Em seguida, vem a mensagem, que precisa ter objetividade e eficiência. Toda a comunicação tem sempre um foco principal. É a primeira frase. Ela deve conter a mensagem principal, ser curta e sem conectivos. Depois, vêm um ou mais focos secundários, que normalmente estabelecem uma relação de causa e efeito entre eles.

Em geral, o corpo da mensagem deve basicamente responder a seis perguntas em relação ao assunto proposto: o quê, quem, quando, como, onde e por quê. A mensagem precisa ser breve, sem frases empoladas, evitando adjetivos e descrições excessivas. A simplicidade é uma qualidade e não um defeito.
Jorge Amado afirma também que nunca deve se retornar um e-mail, escrevendo apenas "ok". Nunca