Planejamento e Organização de Eventos

Planejamento e Organização de Eventos: Exposições

Um planejamento eficaz é o melhor ponto de partida para a realização de um evento de sucesso. A elaboração de cronogramas e planilhas de custos, bem como o rígido controle de todos os serviços terceirizados é fundamental para que todas as etapas da organização sejam concluídas dentro dos prazos e com qualidade garantida.

Tão importante quanto o planejamento, a criação de um conjunto de ações estratégicas de divulgação é fundamental para que o evento obtenha êxito. Desde a captação de patrocínios e participantes até a elaboração de uma comunicação visual consistente a empresa organizadora deve dispor de recursos para atender a todas as demandas desta primeira fase na organização de um evento.

1. Serviços de Secretaria

A Secretaria do pré-evento é a responsável por executar antecipadamente alguns serviços e atividades para compor a estrutura administrativa e institucional do evento.

Algumas das principais atividades são:

Assessoria à comissão organizadora em todas as etapas do evento;
Visitas técnicas no local do evento e nos demais espaços que fazem parte do projeto para a escolha do aluguel do espaço e na logística do mesmo;
Preparação da correspondência preliminar;
Expedição da correspondência preliminar para parceiros que possam colaborar de alguma forma com o evento;
Tomada de preço e confecção de material administrativo (papel de carta, envelopes, impressos em geral e outros) necessários ao evento;
Elaboração de projeto de stands delimitando a quantidade de m2 a ser comercializado;
Comercialização da exposição paralela;
Elaboração de uma planilha de custo estimado para controle das despesas e receitas do evento que serão administradas pela empresa organizadora em conjunto com a comissão organizadora visando a saúde financeira do evento;
Gerenciamento do evento, através da coordenação e supervisão de todo o staff contratado; controle de qualidade e distribuição dos materiais