Pesquisa

Otimize sua comunicação por e-mail - Academia do Palestrante

Você faz idéia do tempo que passa enviando e respondendo e-mails em um dia comum de trabalho? Eu não me surpreenderia que seja um bom par de horas, ou ainda mais. A troca de mensagens por correio eletrônico é realmente importante para a maioria dos profissionais, o que justifica otimizar essa forma de comunicação – ou seja, torná-la mais eficiente e produtiva.
Uma prática que muito contribui para isso é ir direto ao ponto. Ao iniciar a redação de um email, pergunte a si mesmo “que resultado desejo obter com essa mensagem?” ou “o que desejo que o leitor faça ou saiba?”. Inicie então o e-mail com a informação que levará o leitor a fazer ou saber o que você deseja.

Vamos usar um exemplo para deixar a dica mais clara. Suponha que você tenha identificado alguns problemas em uma rotina de trabalho de seu departamento e pretenda propor ao seu gestor mudanças no processo. Como a maioria das pessoas, você talvez inicie a mensagem dizendo que encontrou x problemas, em seguida os descreva minuciosamente e por último diga algo como “para evitar esses problemas, proponho que mudemos isso, aquilo, aquilo outro e etc.”. Do ponto de vista da lógica, não há nada de errado com esse e-mail. Mas é possível que seu chefe, quando começar a ler todos aqueles desagradáveis problemas, resolva continuar a leitura mais tarde – no fim do dia, no dia seguinte ou sabe lá quando.

Agora, imagine iniciar o e-mail com algo do tipo “para melhorar a produtividade em nosso departamento, proponho as seguintes mudanças no processo tal” e seguir com a descrição das mudanças, deixando por último os problemas que as justificam. Não seria muito melhor? Seu gestor saberia logo de cara as mudanças que você propõe – que, afinal de contas, é o que você realmente deseja que ele saiba. E como você já foi direto ao ponto, pode até ser que ele dispense a leitura dos desagradáveis problemas que justificam as propostas, o que lhe