Packing list para eventos

Check List – Events

*O tempo mínimo estimado para realizar um evento é de 03 (três) meses.
Definição do Tema
O tema deve ser claro, objetivo e atraente, de modo que chame a atenção dos participantes. Orçamento
Criar uma planilha detalhada com os valores e com cada investimento a ser realizado (aluguel de espaço, aluguel de equipamentos, coffee break, almoço, jantar, HH, shows, brindes, catálogos, apresentações, criação e impressão da avaliação/pós evento, despesas com passagem, hotel e taxi...);
Parcerias e investimento de terceiros podem ser uma boa solução para ajudar a compor o budget!.
Planejamento
Estabelecer metas e prazos para organizar o evento e garantir que todos os ítens sejam cumpridos em tempo hábil;
Documentar todos os passos para que as partes responsáveis tomem ciência das suas atividades em comprometimento com a empresa.
Fornecedores
Em caso de dúvida para contratação de fornecedores, pode-se consultar parceiros, clientes e até mesmo referências na internet;
Solicitar no mínimo 03 (três) orçamentos para cada item;
Negociar/reduzir os custos e garantir que a qualidade não seja alterada.
Inscrições/Convites
Estipular a quantidade de convidados e ter em mãos a lista atualizada com o contato de cada um para envio do convite e posterior confirmação;
O convite deve “chamar a atenção” do leitor, com clareza e coesão nas informações/texto; Enviar o convite por e-mail e/ou correio com no mínimo 20 (vinte) dias de antecedência para que o convidado se programe caso precise viajar e realizar as reservas cabíveis. Confirmações
Ligar uma semana antes do evento para os fornecedores e verificar se o processo está pronto e de acordo com a data e serviços estipulados;
Ligar e/ou enviar e-mail para os convidados e confirmar o evento um ou dois dias antes da data que o mesmo será realizado.
O dia do Evento
Chegar cedo ao local para verificar se as condições do mesmo estão adequadas para receber os convidados;
Caso não haja um