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Os líderes precisam se encontrar regularmente com seus liderados e com seus superiores para discutircomo as coisas estão indo. Como um item da pauta, podem comparar seus planos dedesenvolvimento e descobrir o que está funcionando e o que não está funcionando nasatividades uns dos outros.
Para conseguir uma reunião produtiva é importante que todos estejam preparados esaibam o que esperar da reunião. Para tanto, a reunião deve ser organizada e a pauta,planejada. O líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e osintegrantes precisam atingir um consenso antes de terminar a reunião. Além disso, deve ser facilitada a democracia e a participação de todos os integrantes do grupo,motivando-os a opinar e propor idéias, de modo a propiciar a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra.
É fundamental escutar a todos. Às vezes só se escuta o que dizem determinadas pessoas do grupo, geralmente aquelas que falam melhor e têm maior fluência. Isso deve ser evitado para que não se deixe de ouvir com atenção aos tímidos, aos que se expressam com menos clareza ou aos que têm uma opinião distinta. Escutar significa ter a capacidade de receber o que o outro quer dizer da forma mais próxima à que ele está sentindo e pensando.
O líder deve promover a participação do grupo na tomada de decisões. Na vida de uma organização, decisões devem ser tomadas continuamente, cabendo ao líder conduzir este processo e preocupar-se para que todos participem ativamente deste. É necessário deixar claras as alternativas que estão em jogo e possibilitar que as pessoas dêem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Por isso, é necessário facilitar a integração do grupo, confrontando a opinião de uns com as dos outros e possibilitando, assim, que todos se escutem. Existem algumas regras que fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma delas é pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes