Organização de Arquivos

Introdução:
O ato de comunicar-se surgiu com a formação da sociedade humana. O registro da comunicação também surgiu no início da vida em sociedade. Prova disso são as pinturas rupestres, gravadas em abrigos ou cavernas, datadas desde o período paleolítico. O homem teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para os legar às gerações futuras. Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar.
Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.

Arquivos:
Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos. Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente. Dá-se o nome de arquivo não só o lugar onde se guarda a documentação, como à reunião de documentos guardados. Portanto arquivar é guardar qualquer espécie de documento, visando a facilidade de encontrá-lo, quando procurado.
Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes.
As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital,
Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.

Finalidade:
Dentre tantas finalidades dos arquivos, podemos citar duas mais casuais:
Servir a administração: Fornecendo informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitando o acesso aos documentos, preservando a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocando à

disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.
Servir à História: Fornecendo informações e/ou documentos para reconstituir ou