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Funcionários= Os funcionários que são os administradores locais do sistema, tem um cadastro próprio para terem acesso ao sistema pergamum, e assim poderem realizar empréstimos a gerenciar os cadastros, as frequências de entrada e saída, os atrasados, diferenciando os funcionários, professores e os alunos.

Cadastro de alunos: Cada aluno é cadastrado no sistema com o número da matricula que a secretária, fornece para a reitoria e ele envia para ao servido, que cadastra o aluno de acordo com o seu campus, da rede IF Baiano, mas o cadastro não é completo, e é necessário que a pessoa (estudante) venha até a biblioteca cadastrar sua senha de segurança, a partir dai poder solicitar empréstimos na biblioteca.
Empréstimo: O aluno pega o livro e leva até um dos funcionários reesposáveis pela biblioteca (bibliotecários) a partir daí ele entra no sistema on-line do Pergamum com seu login e senha pessoais, procura o usuário que deseja o livro na lista geral de alunos do IF Baiano através de seu nome e sobre nome, assim que encontrado procura o livro digitando o número do código de barra, e efetua o empréstimo cadastrando o exemplar em sua conta, e dada a confirmação do livro com a senha fornecida pelo usuário.
Devolução: O usuário pega o livro emprestado, a partir dai, ele tem um prazo para devolver de 7 (sete) dias, mas o sistema efetua a conta através de horas, que são 168 horas, após o vencimento desse período, se o usuário não tiver feito a devolução, ele sofrerá uma punição temporária de 2 (dois) dias que são 48 horas para o programa.
As falhas:
O sistema “completo” afirma que ele envia uma cópia da confirmação de entrega e saída de livros por e-mail, mas isso não ocorre, pois até o momento ninguém recebeu um e-mail relacionado a empréstimos de livro, sabendo que já ocorreram casos de falhas, em que alunos e professores entregaram os livros, mas não tinham dado baixo no sistema, e quando iria ver, o livro estava na prateleira, mas no nome do usuário.