Manual de arquivo

Manual

Arquivo – organização e manutenção

25 Horas

1

Índice: Arquivo – conceitos fundamentais • Conceito, funções e características do arquivo • Caracterização do arquivo • Tipologia dos arquivos • Regulamentos de conservação arquivística • Microfilmagem • Tipologia da documentação interna e externa • Transferência/Incorporação de documentos Tipos de sistemas de classificação de arquivos • Alfabético • Numérico • Cronológico • Ideológico ou Temático • Cromático • Alfanumérico • Plano de arquivo Organização na área documental • Classificação • Indexação • Ordenação Fases da gestão da documentação externa • Recolha • Separação • Recepção • Registo • Análise • Tratamento • Registo/Descrição • Despacho/Difusão • Expedição • Arquivo

2

Arquivo Conceitos Fundamentais

Conceito, funções e características do arquivo
Arquivo

O arquivo é um ou mais conjuntos de documentos, seja qual for a sua data, forma e suporte material, acumulados num processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada, no decorrer da sua gestão, É conservado respeitando a sua ordem original, para servir como testemunho, prova e informação, para os cidadãos ou para servir como fonte para história. Esta é a acepção mais aceita para este conceito. No entanto, pode designar ainda: a) A instituição ou órgão da instituição que está encarregado da recolha, conservação, organização e comunicação de arquivo b) O edifício ou local onde é conservado o arquivo

3

Origem da palavra • Do Grego “Archeion” – edifício governamental • Originalmente, o termo aplicava-se aos documentos das instituições administrativas (governos) – Conceito de Arquivo Público. • Acaba por se estender aos restantes domínios da vida pública e privada. Analisado enquanto conjunto documental conclui-se que: Resulta de um processo natural e reflecte a actividade da entidade produtora, ao longo do tempo, enquanto conjunto orgânico, dando origem a séries documentais Contém documentos de qualquer data,