Informatização dos processos dentro de uma secretaria escolar

FACULDADE BOA VIAGEM
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

A NÃO-INFORMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DAS SECRETARIAS DAS ESCOLAS MUNICIPAIS DO RECIFE

José Rodrigues Batista da Silva
Turma: NC 1º período

Recife, novembro de 2011.

1.1 O PROBLEMA DA NÃO-INFORMATIZAÇÃO
Nos tempos de hoje, é difícil conceber a idéia de que processos administrativos bem simples, dentro de uma secretaria escolar, como: a matrícula de um aluno, a emissão de uma declaração escolar, a emissão de um histórico do aluno, um relatório, e etc.; ainda ser feito de forma primitiva, ou seja, totalmente manual, consultando caixas empoeiradas cheias de documentos velhos e preenchendo formulários reproduzidos até ficarem ilegíveis.
Pode-se até aceitar se for numa “escolinha de bairro”, mas isso ocorre nas escolas da Rede Municipal de Ensino do Recife, a capital do estado. Eu sou secretário de uma das mais de trezentas escolas municipais da Prefeitura do Recife, e lá todos os processos administrativos, ainda são feitos de forma manual. Para emitir uma declaração escolar, eu tenho que procurar a documentação do aluno em um arquivo com todas as documentações dos alunos matriculados no ano em curso separadas em pastas por turma e turno, em seguida, consultar o diário de classe, na maioria das vezes em posse dos professores nas salas de aula, para saber se o aluno está realmente freqüentando as aulas, para, só assim, começar a preencher o formulário de declaração escolar. Um processo que demora, em média, 30 minutos, isto é, se a criança estiver com a documentação completa e não tiver faltas. Tão demorado quando é o processo de confecção de um histórico escolar, onde, além do fato de procurar a documentação do aluno num arquivo com quase dez mil documentos de alunos ativos e inativos, eu tenho que consultar todos os diários de classes, e atas de resultados finais de cada série, ou ciclo/ano de aprendizagem, que o