GERANDO REUNIÕES PRODUTIVAS

Francisco Bittencourt
"Em uma boa reunião há um momento que surge da troca espontânea de idéias frescas e produz resultados extraordinários. Este momento depende da liberdade permitida aos participantes"
Harold Geneen
A reunião conceitualmente pode ser definida como um processo de decisão coletiva, através do qual os envolvidos, após exposição e discussão de suas idéias conseguem chegar a uma conclusão capaz de atingir as expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesse em seus resultados.
Será que é isso mesmo?
Participar de uma reunião pressupõe que é a melhor forma de se conseguir chegar a uma conclusão efetiva sobre determinado tema – decisão, superação de problema, desenvolvimento de uma nova idéia, adoção de um processo de mudanças, e tantos outros menos votados.
Os manuais sobre reunião existentes no cenário de negócios são amplos – embora escassos no que diz respeito a sua contemporaneidade – já que há pouca coisa nova nas livrarias. A reunião pode ser vista como uma excelente oportunidade de se conseguir informações não conhecidas por nós, e que servem de subsídio para nossas decisões.
A reunião também é uma oportunidade de compartilhar com pessoas que fazem parte de nosso universo produtivo nossas percepções e visões acerca de assuntos de interesse, como também trocar informações que possam ser agregadas a nossa experiência.
Há um significativo número de profissionais que criticam a reunião, a seu ver uma forma improdutiva de tomar decisões. Percebe-se, todavia que o erro das reuniões, em geral, não está no evento em si, mas nas atitudes que são tomadas por seus participantes.
É essencial que reflitamos sobre a qualidade de nossas atitudes, posturas, comportamentos antes, durante e depois de reuniões para as quais somos convidados, ou aquelas nas quais somos nós os geradores da necessidade, liderando e coordenando seus trabalhos.
Vamos, em seguida, levantar alguns aspectos que, sem dúvida,