Estrutura Manual Procedimentos

INSTRUÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DE MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE
“BOAS PRÁTICAS DE DISTRIBUIÇÃO”

Este documento deve ser um instrumento de trabalho, elaborado pelo Director Técnico, e assessorado pelos intervenientes envolvidos nas diferentes áreas funcionais e operações típicas da actividade de Distribuição, incluindo, entre outros, os seguintes documentos:

Estrutura organizacional e funcional da firma;

Organigrama;

Planta com respectiva memória descritiva.

Para além dos procedimentos organizacionais deverá contemplar os procedimentos relativos e específicos das Boas Práticas de Distribuição a observar pelos titulares de autorização para o exercício da actividade de distribuição, de acordo com a Portaria nº 348/98, de 15 de Junho. (vide nota explicativa - Anexo 2).

Estes procedimentos deverão ter uma mesma estrutura e formato de modo a garantir as condições de cumprimento sistemático das normas e dos objectivos do sistema.

Um Procedimento será a descrição escrita, completa, detalhada e clara de uma tarefa ou função, com instruções específicas e precisas para as desempenhar.

Primeiramente é estabelecido um formato e estrutura assim como o modo de preparação, adopção e revisão já que se fala de um sistema activo e pró-activo.

Deverá ser definida na estrutura um índice que facilite a consulta/estudo ou revisão.

Qualquer procedimento deverá contemplar entre outros (vide exemplo no Anexo 1):

Título
Data de elaboração/data de aprovação/data de implementação
Assinaturas de quem elaborou/aprovou
Código respectivo
Introdução
Objectivo
Responsabilidade/Destinatários
Instruções
Referências (documentos, modelos,...)
Anexos

Anexo 1
Exemplo de estrutura de Procedimento

PO código

IDENTIFICAÇÃO DA FIRMA/LOGOTIPO

Título do Procedimento/Código

Elaborado Aprovado Implementado Versão

Data