Empresas Reduzem Uso De Papel

Empresas reduzem uso de papel
Escritórios investem na circulação digital de informações em prol da economia financeira e de recursos naturais
Sugestões
Não há motivo para abolir o papel. Ele é útil e necessário. Basta evitar o desperdício. Veja alguns entraves e também algumas recomendações para o uso mais racional e adaptado ao mundo cibernético:
Principais erros
- Imprimir desnecessariamente
- Exigir documentos em papel
- Acreditar que só a guarda física é segura e eficiente
Vantagens
- Redução de uso de matérias-primas (como madeira), de energia, água e de produtos químicos utilizados no processo de produção de papel, além da diminuição no gasto de combustível envolvido na logística e nas despesas de entrega
- Os arquivos digitais têm sistema de procura. Basta digitar uma palavra ou parte dela para encontrar um documento. Nada de ficar procurando documentos em uma pilha de papel
- A empresa vai dispor de mais espaço livre (ou vai poder, por exemplo, alugar uma sala comercial menor) se não precisar armazenar tanto papel
- Economia com móveis de arquivo
- Agilidade operacional
- Acesso remoto Ao longo do tempo, diminui custos
Dificuldades
- Disciplina no armazenamento de dados
- Compra de equipamentos e softwares
- Treinamento de pessoal e insistência para alcançar resultados
- Exigências da legislação sobre a guarda de documentos físicos
Dicas
- Procure um sistema eletrônico de controle de documentos. Há softwares gratuitos para pequenas empresas
- Incentive o uso da rede de internet interna (intranet)
- Faça blocos de rascunho com papel que possa ser reaproveitado
- Quando a impressão for indispensável, use os dois lados da folha
Você vai imprimir um documento? Então, pense de novo. A ideia de que é preciso conter os desperdícios em prol da economia de recursos naturais ganha espaço, mas exige esforços e mudanças culturais. Iniciativas que visam a reduzir o consumo de papel promovem alterações que já começam a ser percebidas nos escritórios: menos armários