Dicas para uma Secretaria

DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETÁRIA
Postura Profissional
1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: "QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE...”
2-Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo.
3- O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental. "Meter o nariz onde não é chamada" pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu chefe vai render muito mais.
4-Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:
1. Atenda rapidamente às ligações;
2. Planeje cada chamada;
3. Tenha sempre lápis e papel na mão;
4. Fale claro e pausadamente;
5. Fale com o fone próximo à boca;
6. Repita o nome da pessoa;
7. Evite expressões afetivas;
8. Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
9. Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
10. Use palavras como "bom dia", ”por favor,", "às