Descrição de cargo

Gestão de Pessoas
Descrição e analise de cargo e função
Titulo de cargo: Secretária Executiva
Função: Secretária de Gerência de Departamento
Local: DOM.
Departamento: Recepção
O ocupante reporta-se à (ao): Gerência Administrativa
Ocupação/sinônimo: Assessora
Analista do cargo: Bruno Amorim
Responsável pela Aprovação: Elizabeth Gonçalves

Missão do cargo/função:
Executar tarefas de apoio aos gerentes de departamento, envolvendo atendimento e filtragem de ligações telefônicas, organização de agenda, datilografia, redação de correspondência, preparação de relatórios etc.

Atribuições da função;
Receber ligações telefônicas destinadas a seu departamento, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso.
Fazer ligações externas e internas, diretamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário.
Preparar correspondências, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos.
Organizar e manter registros da agenda dos gerentes, dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários.
Atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa.
Providenciar o pagamento de compras efetuadas pelo seu setor, bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efetuadas para prestação de contas.
Diligenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, adiantamentos de numerário e outras providências necessárias para viagens.
Abrir malotes internos e externos, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil.
Organizar e manter o arquivo do departamento, para a guarda de