Contabilidade

REGRAS DO BOM ATENDIMENTO AO TELEFONE
1 – Antes do terceiro toque: O telefone deve ser atendido antes do terceiro toque. Assim, a pessoa do outro lado da linha não fica aguardando muito e não irá pensar que ninguém quer atendê-la. É comum - e péssimo para a imagem da empresa - o cliente ficar irritado se tiver que esperar muito tempo. 2 – Identificação: Primeiro o nome da empresa, depois o do funcionário e, por fim, o departamento. Desta forma, quem está esperando para ser atendido se sentirá mais seguro, pois sabe o nome do funcionário com quem conversa. Em outra oportunidade, saberá que pode contar com aquele colaborador. 3 - Sorriso na voz: Quem sorri ao falar ajuda a quebrar o mau humor de quem está do outro lado. Embora o interlocutor não possa ver, percebe que o funcionário está disposto a atendê-lo. 4 - Clareza: Postura na voz e ao sentar, palavras pronunciadas com calma e boca próxima ao telefone são procedimentos importantes para que a mensagem seja totalmente entendida pela outra parte. 5 - Vícios: É preciso abolir o uso de frases como "quem gostaria?", é melhor usar o verbo no presente: "quem quer falar?". Frases do tipo: "um segundo, vou verificar se o chefe se encontra" dão a impressão de que o receptor não quer atender o telefone. Outro problema é falar ao telefone mascando chiclete. 6 - Tratamento: Senhor e senhora são básicos e agradáveis para todos. Não se deve chamar de doutor quem não é. Em se tratando de pessoa conhecida, o cargo pode ser usado. 7 - Na espera: Quem liga é quem espera. Quando se liga para alguém devese estar próximo ao telefone ou avisar à secretária o lugar onde se encontra para que ela possa localizá-lo com facilidade. 8 - Intimidade: Querido, fofo ou amorzinho estão proibidos. 9 – Educação: Por favor e obrigado, sempre.

10 - Anotações: Esquecer nomes, errar o endereço ou trocar um número de telefone são fatais para a compreensão do recado. Também não se deve, jamais, fingir que está anotando. Pode acontecer de a pessoa,