Como realizar um evento

Guia para Realização de Eventos

Check-list das diversas fases para a realização de um evento, dentro da atividade promocional. Preparado pelo Comitê de Promoção da ABA - Associação Brasileira de Anunciantes.

I. Definição de Evento

“Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade”.
Esta definição é bastante formal, mas expressa a grande gama de variações que podemos ter com um evento. Podemos dividir um evento em quatro modalidades básicas:
Esportivo
Artístico
Social
Mercadológico

Alguns exemplos de eventos por atividade:
1. Esportivo
Aquático
Olímpico
Popular
Sofisticado
De Verão/Primavera
De Inverno/Outono
Praiano
Motorizado
2. Artístico
Artes Plásticas
Artes Cênicas
Artes Visuais
Música Clássica
Multimídia
Música Popular
Festival
Exposição
Típico
3. Social
Campanha de Saúde
Campanha de Levantamento de Fundos
Aniversário da Cidade
Apoio a Iniciativas Sociais
4. Mercadológico
Feira/Exposição
Reunião
Encontro
Mesa Redonda
Simpósio
Seminário
Conferência
Palestra
Congresso
Painel
Fórum
Debate
Convenção
Desfile
Comício
Lançamento de Produto/Serviço

II. Escolhendo o seu Evento

Em primeiro lugar, deve-se fazer um pré-projeto, enfatizando seis tópicos:

1) Objetivo

2) Conceito do “Produto”
Definição clara do que deve ser o evento
Estruturação 5W/2H o que fazer quem faz onde faz quando faz por que faz como faz quanto custa fazer

3) Público-Alvo

4) Análise do Mercado
Demanda do “produto”
Concorrência

5) Estratégia
Que “ferramentas” usar
Possibilidade de patrocínio

6) Análise de Viabilidade Técnica/Econômica
Necessidade de recursos financeiros e humanos
Simulação pessimista e otimista

III) Sistema de 3 Pontos

Para que um evento tenha um “final feliz”, é necessário organizá-lo considerando 3 pontos:
Produção
Promoção
Custos

Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas para a