Avaliação documental

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA UNIVERSIDADE ABERTA DO BRASIL PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO EM ARQUIVOS

O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

TRABALHO APRESENTADO A DISCIPLINA DE PESQUISA E TRATAMENTO DOS ARQUIVOS – EAD

Raquel dos Santos

Restinga Seca, RS, Brasil 2011

O PROCESSO DE AVALIÇÃO DOCUMENTAL

O processo de avaliação documental, juntamente com os demais procedimentos arquivísticos, torna-se indispensável a todo o tipo de instituição, pública ou privada. Pois é impossível que uma empresa mantenha todos os documentos produzidos no exercício de suas atividades no arquivo permanente. Fato que geraria custos de manutenção, espaço físico, recursos humanos e materiais. Então, a avaliação de documentos é o “ processo de análise de documentos de arquivo que, estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. ( DBTA, 2005, p. 41). A avaliação consiste na análise dos documentos arquivísticos, com o objetivo de identificar seu valor e então estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, independente do suporte. A avaliação documental deve iniciar na fase corrente sendo realizada a partir da classificação, pois possibilita a melhor compreensão dos valores documentais e facilita o processo considerando que não avalia-se cada unidade e sim o conjunto, as séries documentais.
A classificação de documentos representa papel fundamental para o processo de avaliação, à medida em que possibilita a localização das informações e dos documentos. Nesse sentido, a avaliação torna-se perfeitamente realizável a partir da classificação intelectual das informações. ( Correa, 2011, p. 41)

Para registrar o resultado prático dos aspectos teóricos da avaliação, existem os instrumentos de destinação: planos de destinação, tabela de temporalidade, relação de transferência e de recolhimento, calendário de transferência e de recolhimento e termo de eliminação. A tabela de temporalidade é o instrumento básico e o mais importante no