Automação do processo de compra

Escola de Engenharia da UFRGS

Automação do processo de Aquisição de Bens de Tecnologia da Informação

Ramiro Córdova
Gestão de TI – NTIC

Porto Alegre, fevereiro de 2014.

Este documento tem como objetivo descrever de maneira objetiva todas etapas do projeto de automação do processo de requisição de compra de bens de Tecnologia da Informação (TI) na Escola de Engenharia da Universidade Federal do Rio Grande do Sul.

1. Justificativa
Atualmente o processo de requisição de aquisição de bens de TI na Escola de Engenharia não possui um padrão definido. Isso implica em alguns problemas no decorrer do processo, seguem alguns dos problemas identificados no processo atual:
Falta do aval da chefia do departamento no momento da solicitação (início do processo);
Pedido de compra sem as características técnicas necessárias;
Equipamentos comprados não compatíveis com os recursos de TI utilizados pela Escola de Engenharia;
Feedback do processo centralizado no setor de compras (SCEO);
Muita documentação referente ao processo disponível apenas em papel;
Alto índice de retrabalho no SCEO devido a falta de conhecimento técnico dos equipamentos.
Estes são os fatores que motivaram o NTIC a pensar em uma solução que pudesse otimizar o processo e garantir a otimização do orçamento disponível para aquisição de bens de TI para Escola.

2. Objetivo Geral
Otimizar o processo de aquisição de bens de Tecnologia da Informação, permitindo a utilização adequada do orçamento destinado a aquisição de bens de TI e racionalizando o fluxo do processo.

3. Objetivos Específicos
Agilizar o processo de aquisição de bens de TI;
Garantir a aquisição de bens compatíveis com os recursos de TI utilizados na Escola;
Facilitar o feedback ao requisitante referente ao andamento do processo;
Garantir que a solicitação tenha o aval da chefia do departamento;
Promover o engajamento (no sentido de redução do uso do papel) da Escola no programa de Gestão