Atividade Revisada

Normatização de assinaturas novas, renovações, distribuição e controles de publicações

Este caso foi extraído da realidade prática de uma empresa de grande porte. A empresa possuía cerca de 8.000 empregados, dos quais 300 estavam envolvidos diretamente na sistemática de publicações, entre secretárias, auxiliares, encarregados, supervisores, gerentes e diretores.
As publicações eram nacionais e estrangeiras, inexistindo na empresa uma sistemática de normatização do assunto, motivo pelo qual o descontrole era acentuado.
Os roteiros de distribuição eram definidos e redefinidos quase que diariamente, uma vez que o volume de reclamações era muito intenso e em grande parte proveniente da alta administração.
Os problemas não eram apenas gerados por motivo de atraso, mas também porque alguns empregados levaram publicações para suas residências, não mais trazendo de volta.
Diante desses acontecimentos, a diretoria solicitou a um profissional que considerava competente, que fizesse um estudo do problema e que resolvesse a descontinuação das anomalias.

Foi proposto o seguinte:

NORMA QUE REGULAMENTA A SISTEMÁTICA DE CIRCULAÇÃO DE PUBLICAÇÕES NA EMPRESA

Objetivo
Esta norma tem por objetivo disciplinar todos os procedimentos básicos relativos à assinatura de publicações, à sua distribuição e a controles globais.

Disposições Gerais
a) Cabe à Seção de Comunicações a responsabilidade pelas providências de assinaturas novas e renovação das já existentes, de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta norma. Compete-lhe, ainda, tomar todas as providências necessárias a certa distribuição das publicações, envolvendo a determinação dos leitores que devem fazer parte do ciclo de cada publicação, assim como critérios de entrega e devolução nos prazos preestabelecidos.
b) Os leitores oficialmente habilitados a solicitar assinaturas ou renovação destas são os que ocupam posição hierárquica mínima de chefia de Departamento.
c) Compete a todos os leitores, sem distinção de nível