Atendimento telefonico

ATENDIMENTO TELEFÔNICO

Ninguém gosta de ser mal atendido ao telefone, muito menos o cliente. Todos os funcionários de uma empresa têm de saber atender bem o telefone. Até os que não têm essa obrigação, pois às vezes são requisitados para isso, então devem estar preparados. A primeira e, muitas vezes, a mais duradoura impressão que as pessoas têm de uma empresa processa-se através do telefone.

Alguns aspectos devem ser levados em consideração:

1- Diga seu departamento e seu nome. Em seguida, cumprimente quem está chamando com "Bom dia", "Boa tarde" ou "Boa noite".

2- Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa de o outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu diretor, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido.

3- Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo.

4- Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:

• Atenda rapidamente às ligações; • Planeje cada chamada; • Tenha sempre lápis e papel na mão; • Fale claro e pausadamente; • Fale com o fone próximo à boca; • Repita o nome da pessoa; • Evite expressões afetivas; • Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço; • Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera; • Use palavras como “Bom dia!”, “Por favor!”, “Às ordens”. Elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais