Ata de reunião

ATA DE REUNIÃO

O que é?

□ É um documento necessário pra oficializar as decisões tomadas em uma reunião, onde todos os participantes devem assiná-lo para que, por exemplo, fique comprovado que todos estão cientes do que foi discutido.

□ Normalmente é lavrada pelo secretário(a) da sociedade, e deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

Para que serve?

□ Registrar todas as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias, portanto nelas são colocados todos os assuntos que foram tratados e todas as opiniões de todos os participantes.

□ Histórico para acompanhamento do desenvolvimento de um tema, além de evitar possíveis conflitos sobre o que foi decidido na reunião.

□ Podem, também, ser dadas a pessoas que perderam a reunião.

Quais são os riscos da não utilização?

□ Reuniões pouco produtivas e baixo desempenho organizacional, gerencial e de equipes.

□ Erros oriundos da falta de dinâmica comportamental, comunicação, administração de conflitos e divergências, retirando o foco do objetivo da reunião.

□ Possíveis conflitos por não haver nenhum registro que comprove as decisões que foram tomadas.

Exemplos:

Em uma ata de reunião não podem faltar as seguintes informações básicas:

□ Data, local, horário de início e fim da reunião (é preciso que as pessoas saibam onde e quando as decisões foram tomadas)

□ Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas)

□ Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos principais interesses ao se ler uma ata de reunião)

□ Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram porque as decisões foram tomadas, porque algumas idéias foram abandonadas e evitam que a mesma discussão ocorra várias outras vezes)

□ Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os participantes)

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