Arquivo

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Soluções para se livrar da papelada

Índice
Introdução
Solução 1 – Destruição segura e eficaz de documentos
Solução 2 – Digitalização
Solução 3 – Microfilmagem
Solução 4 – Informatização
Solução 5 – Transferir a custódia de documentos e arquivos

Introdução
Nos anos 80, chegou-se a pensar que o futuro iria proporcionar escritórios sem papel, pelo menos sem a papelada acessória. Mas, no século XXI, a evolução não está a ir nesse sentido. Os espaços continuam repletos de papelada, que dificulta o trabalho diário, especialmente quando há necessidade de a gerir.

Já para não falar da papelada inútil, os papéis que dão mais dores de cabeça e que exigem cuidados especiais são a documentação confidencial, especialmente se ainda está activa. Mas o chamado arquivo morto, por exemplo ocupado com os papéis fiscais que já excederam os 10 anos de vida de conservação a que algumas empresas estão obrigadas, também é uma fonte de preocupações. Neste caso, pode falar-se de destruição, mas também de armazenamento, pois, quem sabe, poderão vir a ser necessários.

Qualquer uma das soluções (manutenção ou destruição) deve obedecer a rigorosas normas de segurança e de confidencialidade. Hoje em dia, já existem processos e empresas especializadas, em regime de outsourcing, que tratam dos papéis e da sua transformação noutros suportes devidamente validados, caso da digitalização, da microfilmagem, da informatização e da custódia. Para os que são dispensáveis, existe uma solução que é a destruição.

Outra proposta passa pela consultoria. Desta forma, a empresa proprietária da papelada poderá ser ajudada a optar pela melhor solução. É necessário ter em conta factores como o volume de papel, o tipo de documentos (por exemplo, arquivos correntes ou mortos e o seu grau de confidencialidade), a frequência com que necessitam de ser consultados (se são documentos correntes ou não) e também os custos. Um ponto a considerar é o tipo de filosofia da empresa com a qual