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Atividade 2 – RESPOSTAS

1. Identidade e CPF→ identificar e comprovar a existência do indivíduo na sociedade.
2. As instituições, públicas ou privadas, são produtoras, receptoras e, além disso, preservam e guardam grande quantidade de documentos. Muitos documentos são preservados como memória viva, portanto, devem estar arquivados em lugares próprios para isso. É importante guardá-los de forma segura e organizada, pois neles se encontram informações preciosas que podem, por exemplo, esclarecer ou comprovar um fato. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

3. Alfabético → Utilizado para nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto.
Numérico → é um método de acessos indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos.
Assunto → é o método que indexa o documento por assunto.
Por Cores → é um método que relaciona cores às atividades desenvolvidas no setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

4. Estão descritas na Tabela de Temporalidade. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária.Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de documento permanente ou documento de 3ª idade, jamais será eliminado ou destruído. A estrutura da Tabela pode conter: Cód. Assunto do Documento Corrente Interm. Destinação Final 031.1 Requisição de Material 2 anos - Eliminação 023.2 Termo de Posse 5 anos 95 anos Eliminação 045.4 Normas e Regulamentos 5 anos 10 anos Permanente 010.1 Regimento Interno Enquanto vigorar- Permanente. Os prazos podem variar de