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Os Arquivos de Associações

Associação Recreativa e Cultural XPTO - Organigrama

Documentos / Informação
Documentos

Diapositivo 4
N1

Nuno; 14-11-2012

Regras Elementares para Organização de um Arquivo
1. Classificação: o que é?
Uma das operações fundamentais na organização de um sistema de arquivo é a classificação dos documentos produzidos ou recebidos por uma entidade. Por classificar entende-se agrupar os documentos em classes, previamente definidas, representativas das funções, atividades e transações decorrentes da missão da instituição.

Regras Elementares para Organização de um Arquivo
2. Objetivos
O Plano de Classificação é o instrumento que resulta do recenseamento da documentação produzida pelos serviços (séries documentais), organizada num sistema de classes e subclasses, definidas com base na identificação das funções, atividades e transações da organização.

Regras Elementares para Organização de um Arquivo
Este instrumento arquivístico permite:
1. Organizar e descrever os documentos de um organismo, relacionando-os entre si;
2. Maior eficácia no acesso, recuperação, utilização e disseminação dos documentos;
3. O relacionamento e partilha de documentos relativos a funções e atividades diferentes, dentro ou fora da organização;
4. Reduzir o desperdício de espaço, por possibilitar um sistema de acondicionamento por classes;

Regras Elementares para Organização de um Arquivo
3. Explicação dos campos
O plano de classificação está dividido em classes, subclasses e séries documentais, ordenadas hierarquicamente, do geral para o particu lar. As duas primeiras correspondem aos conteúdos funcionais. Por exemplo:
Direção (classe)
Secção Desportiva (subclasses)

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3. Explicação dos campos

• Integradas nas classes ou subclasses, encontram-se as séries. Estas são o conjunto de documentos que correspondem ao exerc ício de uma