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Formas de Tratamento e Endereçamento

Umas das características do estilo da correspondência oficial e empresarial é a polidez, entendida como o ajustamento da expressão às normas de educação ou cortesia.

A polidez se manifesta no emprego de fórmulas de cortesia ("Tenho a honra de encaminhar" e não, simplesmente, "Encaminho..."; "Tomo a liberdade de sugerir..." em vez de, simplesmente, "Sugiro..."); no cuidado de evitar frases agressivas ou ásperas (até uma carta de cobrança pode ter seu tom amenizado, fazendo-se menção, por exemplo, a um possível esquecimento...); no emprego adequado das formas de tratamento, dispensando sempre atenção respeitosa a superiores, colegas e subalternos.

No que diz respeito à utilização das formas de tratamento e endereçamento, deve-se considerar não apenas a área de atuação da autoridade (universitária, judiciária, religiosa, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa.

Veja o quadro a seguir, que agrupa as autoridades em universitárias, judiciárias, militares, eclesiásticas, monárquicas e civis; apresenta os cargos e as respectivas fórmulas de tratamento (por extenso, abreviatura singular e plural); indica o vocativo correspondente e a forma de endereçamento.

Autoridades Universitárias

Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Singular
Abreviatura Plural
Vocativo
Endereçamento
Reitores
Vossa Magnificência

ou

Vossa Excelência
V. Mag.ª ou V. Maga.

V. Exa. ou V. Ex.ª
V. Mag.asou V. Magas.

ou

V.Ex.as ou V.Exas.
Magnífico Reitor

ou

Excelentíssimo Senhor Reitor
Ao Magnífico Reitor

ou

Ao Excelentíssimo Senhor Reitor
Nome
Cargo
Endereço
Vice-Reitores
Vossa Excelência
V.Ex.ª, ou V.Exa.
V.Ex.as ou V. Exas.
Excelentíssimo Senhor Vice-Reitor
Ao Excelentíssimo Senhor Vice-Reitor
Nome
Cargo
Endereço
Assessores

Pró-Reitores

Diretores

Coord. de Departamento
Vossa Senhoria
V.S.ª ou
V.Sa.
V.S.as ou V.Sas.
Senhor +