Sistemas e métodos de arquivo

AULA 3
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá a forma que os documentos serão armazenados, visando à localização futura.

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL
Relaciona-se ao arquivamento e guarda de documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas.
HORIZONTAL.
Os documentos estão dispostos uns sobre os outros. Evita que se amassem com o tempo. Indicado para arquivos permanentes e documentos grandes, como mapas, plantas e desenhos. Não indicado para documentos cujo acesso seja frequente.
VERTICAL
Os documentos estão dispostos uns atrás dos outros em gavetas e estantes. Indicado para arquivos correntes, pois torna ágil a sua localização.

MÉTODOS DIRETOS/INDIRETOS
Sistema direto: A busca do documento ocorre no local onde se acha guardado. É uma característica dos métodos que organizam os documentos por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico).
Sistema indireto. A busca do documento ocorre por índice ou catálogo. É o caso dos fichários. Característica dos métodos que organizam por número (numérico simples, numérico cronológico, numérico dígitoterminal, decimal e duplex).
Os métodos mais comuns são
a) Alfabético
b) Numérico
c) Geográfico
d) Ideográfico
MÉTODO ALFABÉTICO
É um método direto, que utiliza as letras do nome para localiza-lo.
Regras de Alfabetação:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Ariosvaldo Dias Furtado
Francisco Menezes
Gilberto Alves Rezende
Otacílio Guedes Marques

Ficará
Furtado – Marques – Menezes e Rezende

No caso de sobrenomes iguais, prevalece o prenome
Ex Moreira, Antonio
Moreira, Beatriz

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro

O mesmo ocorre com sobrenomes formados por