Método Alfabético

ARQUIVO

MÉTODO ALFABÉTICO

O método é simples e bastante prático.No caso de arquivos de correspondências, proporciona consulta direta e rápida.Entretanto, exige cuidados em sua organização, de modo que evite possíveis erros, como troca de letras, inversões, saltos e outros. É importante que sejam estabelecidos critérios que devem ser observados, a fim de que haja uniformidade no trabalho de arquivamento. Assim, por exemplo, as pastas devem ser ordenadas rigorosamente, evitando-se enganos e demoras desnecessárias; a separação das pastas deve ser por guias alfabéticos simples que facilitem a organização e o funcionamento do arquivo. O método alfabético mais simples e mais utilizado refere-se ao nome de pessoas e ao nome de empresas ou razões sociais. Embora o arquivamento de nomes de pessoas e de empresas seja o mais simples, algumas regras precisam ser seguidas.Assim, no arquivamento por nome de pessoas, observe:

1.Em primeiro lugar, deve constatar o sobrenome; em segundo, o prenome e em terceiro o (s) outro(s) prenome(s) e /ou sobrenome(s).Exemplo: NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO

Pedro Paulo Guimarães Guimarães Pedro Paulo
Sonia Maria M. Hernandes Hernandes Sonia Maria M.
João Bosco de Lavor Medeiros Medeiros João Bosco de Lavor

2. Os títulos e regras de parentesco, abreviados ou não acadêmicos, que antecedem ou seguem o nome, não considerados no arquivamento, sendo colocado no fim, entre parênteses.Exemplos:

NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO

Dr. Roberto de Lavor Medeiros Medeiros Roberto de Lavor (Dr.)
Pedro Miquelino Filho Miquelino Pedro (Filho)
João Pederneiras Jr. Pederneiras João (Jr.)
Ministro Raul Soares Soares